Digitale KYC-onboarding met iDIN en Wwft-screening

De scale-up groeide naar 40 nieuwe zakelijke klanten per week, en elke klant liep dezelfde route: identiteitsbewijs mailen, KVK-uittreksel opsturen, UBO-formulier invullen, wachten. 2 compliance-medewerkers controleerden alles met de hand in 4 systemen. Gemiddelde doorlooptijd: 3 dagen. Uitval: 1 op de 4 aanvragers haakte af vóór de eerste transactie.

Tegelijk kwam DORA dichterbij en had de toezichthouder gevraagd om een aantoonbaar, reproduceerbaar acceptatieproces met logging per beslissing. De vraag aan RABZI: bouw een onboarding die in minuten klaar is, elke stap vastlegt, aansluit op de bestaande kernapplicatie en een audit doorstaat. Zonder een compliance-leverancier die 6 maanden en een percentage van de omzet vraagt.

We begonnen met de compliance officer aan tafel, niet met een ontwerp. In 2 weken tekenden we het acceptatiebeleid uit als beslisboom: welke controle in welke volgorde, wat automatisch mag en wat naar een mens moet. Die beslisboom werd de specificatie en later het testscript.

De architectuur: een NestJS-service met een eigen orkestratielaag over de bronnen. iDIN via Signicat voor identificatie van de tekenbevoegde, KVK-data en UBO-structuur via Company.info, documentcontrole met Onfido voor buitenlandse bestuurders, en een sanctie- en PEP-screening met dagelijkse hercontrole. Elke stap slaat input, output, versie van de regel en tijdstip op in een onveranderlijke audittabel.

Cloud op Azure in de EU met Terraform, zodat de complete omgeving reproduceerbaar is; dat was een DORA-eis en scheelde bij de audit 2 weken documentatie. Bewust niet gebouwd: automatisch afwijzen. Bij een rode vlag gaat de aanvraag naar een beoordelaar met alle bewijsstukken op 1 scherm. Dat houdt de mens in de lus waar de wet dat vraagt.

Een nieuwe klant start de onboarding op de eigen site, identificeert zich met iDIN, ziet zijn KVK-gegevens en UBO's al ingevuld, bevestigt of corrigeert, en tekent digitaal. In 8 van de 10 gevallen is het account binnen 12 minuten actief. De overige 2 landen in een beoordelingswachtrij met een verwachte responstijd van 1 werkdag.

De compliance-afdeling werkt vanuit 1 dashboard: openstaande beoordelingen, rode vlaggen, hercontroles en een exporteerbaar dossier per klant voor de toezichthouder. Het dossier bevat elke beslissing met bron en tijdstip. De eerste externe audit na livegang leverde 0 bevindingen op het onboardingproces op.