In het kort: een koppeling tussen je webshop en Exact Online zet bestellingen, klanten, betalingen en voorraad automatisch in je boekhouding. Een standaardconnector kost € 10 tot € 60 per maand en werkt voor 80 % van de webshops. Maatwerk via de Exact Online API kost € 3.950 tot € 25.000 en is nodig bij B2B-prijslijsten, meerdere magazijnen of afwijkende btw.
Wat je wilt synchroniseren
Voordat je een connector kiest, bepaal je wat er precies heen en weer moet. De meeste webshops hebben aan 3 van deze 6 stromen genoeg; de andere 3 bepalen of je maatwerk nodig hebt.
- Bestellingen naar verkoopfacturen of verkooporders. In Exact Online Boekhouden wordt elke bestelling een verkoopfactuur. In Exact Online Handel kun je ook verkooporders aanmaken, met picking, levering en factuur als aparte stappen.
- Klanten naar relaties (debiteuren). Nieuwe klanten aanmaken, bestaande herkennen op e-mailadres of KvK-nummer, adressen en btw-nummers bijwerken. Slordig matchen levert 3 versies van dezelfde klant op.
- Betalingen naar bankafletteren. Mollie, Adyen of Shopify Payments keren netto uit, minus kosten. Een goede koppeling boekt de bruto omzet, de betaalkosten en de uitbetaling apart, zodat de bank klopt.
- Producten en voorraad. Artikelen uit Exact naar de shop (of andersom), voorraadstanden na elke verkoop en levering terug naar de shop. Alleen met Handel.
- Btw. 21 %, 9 %, 0 %, verlegd voor EU-bedrijven, OSS voor EU-consumenten, export buiten de EU. Elke regel moet op de juiste btw-code landen.
- Retouren en creditnota's. Een retour in de shop wordt een creditnota gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur, met voorraadcorrectie als het product terugkomt.
Schrijf per stroom op: richting, frequentie (realtime, elk uur, dagelijks) en wie de bron van de waarheid is. Dat document is de helft van je koppeling.
Standaardconnector of maatwerk API-koppeling
| Standaardconnector | Maatwerk API-koppeling | |
|---|---|---|
| Voorbeelden | Webwinkelfacturen, Combidesk, xCore, connectors uit het Exact App Center | Eigen koppeling op de Exact Online REST API, gebouwd door een ontwikkelaar of studio |
| Kosten | € 10 – 60 per maand per shop, soms eenmalige inrichting € 100 – 500 | € 3.950 – 25.000 eenmalig, plus beheer vanaf € 450 per maand |
| Doorlooptijd | 1 dag tot 1 week | 2 tot 8 weken |
| Dekking | Orders, klanten, facturen, betalingen, basisvoorraad | Alles wat de API toelaat: orders, prijslijsten, magazijnen, projecten |
| Btw-logica | Standaardsituaties (NL, EU, export) | Elke regel die jij nodig hebt, inclusief OSS per land |
| Kortingen en verzendkosten | Meestal goed, soms als totaalkorting | Per regel, per btw-tarief, zoals jij het wilt boeken |
| Meerdere shops of magazijnen | Per shop een abonnement, magazijnen beperkt | Eén koppeling voor alles |
| Foutafhandeling | E-mail bij fout, handmatig herstellen | Retry, wachtrij, dashboard, alert in Slack of Teams |
| Eigendom | Abonnement, data bij de leverancier | Code en logs van jou, draait op jouw omgeving |
| Geschikt voor | 80 % van de B2C-webshops met standaard btw | B2B, meerdere magazijnen, hoge volumes, afwijkende processen |
De vuistregel: begin met een connector als je situatie standaard is. Loop je tegen de derde workaround aan (handmatig corrigeren, dubbele klanten, btw-verschillen bij de accountant), dan is maatwerk goedkoper dan doormodderen.
Kosten en doorlooptijd
Standaardconnector. € 10 tot € 60 per maand, afhankelijk van het aantal orders en de functies. Inrichten kost een dagdeel: koppelen, grootboekrekeningen en btw-codes toewijzen, testorder controleren. Reken op € 500 tot € 1.500 als je het door je bouwer of accountant laat doen.
Maatwerk. Een koppeling van 1 webshop met Exact Online, met orders, klanten, betalingen en creditnota's, kost € 3.950 tot € 7.500 en is in 2 tot 4 weken klaar. Komen voorraad, meerdere magazijnen, B2B-prijslijsten en een tweede kanaal (Bol.com, een B2B-portaal) erbij, dan zit je op € 7.500 tot € 15.000 en 4 tot 8 weken. Een integratielaag die webshop, Exact, WMS en een marktplaats verbindt, begint bij € 15.000.
Daar komt beheer bij: monitoring, herstel bij API-wijzigingen, aanpassingen bij een nieuw btw-tarief of een nieuwe productgroep. Reken op € 450 tot € 950 per maand, of een paar uur per maand als je het intern belegt.
De doorlooptijd hangt zelden af van de bouw en bijna altijd van de voorbereiding: zijn grootboekrekeningen, btw-codes en artikelcodes in Exact op orde, en is duidelijk wie de bron van de waarheid is?
Valkuilen: btw, kortingen, retouren, magazijnen en B2B-prijslijsten
Dit zijn de 7 punten waarop koppelingen in de praktijk vastlopen. Vraag ernaar voordat je tekent.
- Btw-codes. Een webshop kent 'btw 21 %', Exact kent tientallen btw-codes met elk een eigen grootboekrekening en aangiftevak. Een order aan een Duitse consument boven de OSS-drempel (€ 10.000 EU-breed) krijgt Duitse btw; aan een Belgisch bedrijf met geldig btw-nummer wordt verlegd; aan een Zwitserse klant 0 % export. Laat de koppeling per situatie een testorder boeken en laat je accountant de aangifte controleren.
- Kortingen. Kortingscodes, staffelkorting en gratis verzending komen in webshops op orderniveau binnen, terwijl Exact ze per regel wil. Verdeel de korting naar rato over de regels, met het juiste btw-tarief per regel. Anders klopt je omzet per productgroep niet.
- Verzendkosten. Boek als aparte regel op een eigen grootboekrekening, met het btw-tarief dat volgt uit de goederen.
- Retouren en gedeeltelijke retouren. Een creditnota moet naar de originele factuur verwijzen, de juiste regels crediteren en de voorraad corrigeren als het product terugkomt. Veel connectors maken van een retour een losse negatieve factuur, en dan klopt je btw-aangifte niet meer.
- Betaalkosten en uitbetalingen. Mollie betaalt per dag of week netto uit. Boek bruto omzet, kosten en uitbetaling apart, anders blijft je bank onafgeletterd.
- Meerdere magazijnen. Een winkel, een extern fulfilmentcentrum en een dropshipper: Exact Online Handel Advanced of Premium ondersteunt meerdere magazijnen, de meeste connectors niet. Bepaal welk magazijn de webshopvoorraad bepaalt.
- B2B-prijslijsten en betaalcondities. Klantspecifieke prijzen, staffels en 'op rekening' met 30 dagen: in Exact staan die bij de relatie en de prijslijst, in de shop bij de klantgroep. Bij een B2B-webshop is dit de kern van de koppeling, en vrijwel altijd maatwerk.
En de stille valkuil: dubbele klanten. Matchen op e-mailadres alleen levert bij bedrijven met 3 inkopers 3 debiteuren op. Match op KvK- of btw-nummer, met e-mail als terugvaloptie.
Shopify, WooCommerce of maatwerkplatform
Shopify. Sterke, stabiele API met webhooks bij elke orderwijziging. Betalingen via Shopify Payments worden per uitbetaling gerapporteerd, wat afletteren makkelijk maakt. Connectors zijn er in overvloed; maatwerk bouwt op de Admin API. Let op: Shopify rondt btw per regel af, Exact per factuur, en dat geeft centverschillen die je koppeling moet opvangen.
WooCommerce. Open REST API, alles aanpasbaar, maar de kwaliteit van je data hangt af van plugins. Btw-instellingen in WooCommerce zijn foutgevoelig; controleer ze voordat je koppelt. Webhooks werken, maar zijn minder betrouwbaar dan bij Shopify, dus een goede koppeling haalt periodiek ook zelf orders op.
Maatwerkplatform (Next.js met Medusa, Saleor of een eigen backend). Je bepaalt zelf hoe orders eruitzien, dus je bouwt het datamodel meteen zoals Exact het wil: regels met btw-code, korting per regel, magazijn per regel. De koppeling wordt eenvoudiger, niet complexer. Voor B2B-portalen met Exact als bron van prijzen en voorraad is dit de meest robuuste route.
Welk platform bij je past, lees je in Shopify vs WooCommerce. Voor retail en webshops is de boekhoudkoppeling standaard onderdeel van onze webshopprojecten.
De Exact Online API: limieten en wat dat betekent
De Exact Online REST API is volwassen en goed gedocumenteerd, met een paar regels die je koppeling moet respecteren:
- Rate limits. Standaard 60 calls per minuut en 5.000 per dag per administratie per app. Voor een shop met 200 orders per dag is dat ruim, mits je slim bundelt: 1 order is al snel 3 tot 5 calls (relatie opzoeken, artikel controleren, factuur aanmaken). Een naïeve koppeling die elke minuut alles ophaalt, loopt binnen een uur tegen de limiet aan.
- Sync-endpoints en webhooks. Voor voorraad en artikelen gebruik je de sync-endpoints, die alleen wijzigingen sinds de vorige keer teruggeven. Webhooks bestaan voor onder meer relaties, artikelen en verkooporders.
- OAuth 2.0 en tokens. Access tokens verlopen na 10 minuten, refresh tokens na 30 dagen zonder gebruik. Een koppeling die 6 weken stilstaat (vakantie, testomgeving) moet opnieuw geautoriseerd worden.
- App Center. Een productiekoppeling moet als app geregistreerd zijn bij Exact. Voor een koppeling die alleen jij gebruikt kan dat als eigen app; wie hem aan anderen aanbiedt, wordt partner.
- Edities. Verkooporders, voorraad, prijslijsten en magazijnen zitten in Exact Online Handel, niet in Boekhouden. Controleer je abonnement voordat je een koppeling laat bouwen die die endpoints nodig heeft.
Wat dit betekent: een goede koppeling is gebeurtenisgedreven (een webhook van de shop triggert de boeking), bundelt calls, bewaart een wachtrij bij storingen en logt elke boeking met het Exact-nummer erbij. Zo vind je een fout in 1 minuut terug in plaats van in de btw-aangifte.
Stappenplan
- Week 1: inventarisatie. Stromen, richting, frequentie, bron van de waarheid. Grootboekrekeningen, btw-codes en artikelcodes in Exact op orde. Beslissen: connector of maatwerk.
- Week 2: inrichten of bouwen. Connector configureren, of de maatwerkkoppeling bouwen tegen een testadministratie in Exact.
- Week 3: testen met echte scenario's. NL-consument, EU-bedrijf verlegd, EU-consument OSS, export, korting, gedeeltelijke retour, betaling via Mollie. Accountant kijkt mee.
- Week 4: live en controleren. Eerste week dagelijks afletteren, daarna wekelijks. Na de eerste btw-aangifte is de koppeling pas echt goedgekeurd.
RABZI-indicatie: een Exact Online-koppeling bij RABZI kost vanaf € 3.950 excl. btw voor 1 koppeling (webshop naar Exact: orders, klanten, betalingen, creditnota's, live in 2 tot 4 weken), vanaf € 9.500 voor een integratielaag met 3 systemen (webshop, Exact en bijvoorbeeld een WMS of Bol.com) en vanaf € 24.500 voor middleware met EDI of Peppol. Beheer en monitoring vanaf € 450 per maand. Code, logs en de app-registratie staan op jouw naam. Bekijk koppelingen, API's en backend of de volledige prijzen.
Veelgestelde vragen
Wat kost een Exact Online-koppeling met mijn webshop? Een standaardconnector kost € 10 tot € 60 per maand plus een dagdeel inrichten. Een maatwerkkoppeling via de Exact Online API kost € 3.950 tot € 7.500 voor 1 webshop met orders, klanten, betalingen en creditnota's, en € 7.500 tot € 15.000 als voorraad, meerdere magazijnen of B2B-prijslijsten erbij komen.
Werkt een Exact Online-koppeling met Shopify en WooCommerce? Ja, voor beide platforms zijn standaardconnectors beschikbaar en beide hebben een API voor maatwerk. Shopify heeft de stabielste webhooks en betaalrapportage; bij WooCommerce hangt de datakwaliteit af van je btw-instellingen en plugins. Controleer die voordat je koppelt.
Heb ik Exact Online Handel nodig voor een voorraadkoppeling? Ja. Verkooporders, artikelen met voorraad, prijslijsten en magazijnen zitten in Exact Online Handel. Met Exact Online Boekhouden koppel je bestellingen als verkoopfacturen, klanten en betalingen, maar geen voorraad. Controleer je abonnement voordat je een koppeling laat bouwen.
Hoe gaat een koppeling om met btw voor EU-verkoop? Een goede koppeling boekt per situatie op de juiste btw-code: Nederlandse btw voor NL-klanten, verlegd voor EU-bedrijven met een geldig btw-nummer, OSS met het tarief van het bestemmingsland voor EU-consumenten boven de drempel van € 10.000, en 0 % export buiten de EU. Test elke situatie met een proeforder.
Conclusie
Een koppeling tussen je webshop en Exact Online scheelt uren handwerk per week en voorkomt fouten in je btw-aangifte, mits btw, kortingen, retouren en voorraad goed zijn ingericht. Begin met een connector als je situatie standaard is; kies maatwerk zodra B2B, meerdere magazijnen of hoge volumes in beeld komen. Wil je weten welke route bij jouw shop past? Plan een kennismaking, je krijgt binnen 2 werkdagen een indicatie met vaste prijs en datum.