AI-agent voor documentverwerking en dossieropbouw

Elke ochtend begon met sorteren: mail, klantportaal, scans en bankexports. Twee assistenten waren daar samen 9 uur per dag mee bezig voordat een accountant iets kon doen. Facturen kwamen in het verkeerde dossier, bonnen bleven liggen en aan het einde van het kwartaal werd het overwerken.

Een eerdere poging met een standaard OCR-tool strandde op de variatie: 300 klanten, 300 manieren om een factuur te maken, en geen koppeling met Exact Online of het dossiersysteem. De partners wilden bovendien zekerheid over de AVG en over wie er meekeek in de data.

We begonnen met een Automation Sprint van 2 weken op één stroom: inkoopfacturen. Een agent op basis van Claude, gehost via Azure in de EU, leest het document, bepaalt klant, leverancier, bedrag, btw en grootboekrekening, en boekt in Exact Online via de officiële API. Bij een zekerheid onder 92 % gaat het document naar een beoordelingswachtrij.

Na schaduwdraaien met 2.000 echte documenten lag de nauwkeurigheid op 96,8 %. Daarna breidden we uit naar bankafschriften, verkoopfacturen en losse stukken voor het dossier, met een kennisbank (RAG) op de eigen handboeken van het kantoor voor de grootboekkeuze.

De governance kreeg net zoveel aandacht als de techniek: dataminimalisatie, verwerkersovereenkomsten, geen training op klantdata, een logboek per beslissing en een maandelijkse steekproef door een accountant.

Een agent die 24/7 de inbox, het portaal en de scanmap leest, documenten classificeert, boekt of klaarzet, en dossiers aanvult. Een beoordelingsscherm toont per document de gevonden waarden naast het origineel; één klik keurt goed.

Een dashboard laat per dag volume, nauwkeurigheid, doorlooptijd en bespaarde uren zien. Modelkosten: gemiddeld € 140 per maand. Het kantoor besteedt de vrijgekomen uren aan advieswerk.